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Aufbewahrungspflichten

 

Bilanz und Erfolgsrechnung sind im Original während 10 Jahren aufzubewahren.

Die übrigen Geschäftsbücher wie Inventar, Buchungsbelege, Journale, Kontenblätter, Korrespondenzen sind ebenfalls zehn Jahre zu archivieren.

Allerdings reicht es hier, wenn sie elektronisch noch vorhanden sind und abgerufen werden können.

Gesetzliche Grundlagen

Die Aufbewahrungspflichten gehen in der Schweiz aus Art. 957 OR hervor.

Hier heißt es:

Pflicht zur Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher

1 Wer verpflichtet ist, seine Firma in das Handelsregister eintragen zu lassen, ist gehalten, diejenigen Bücher ordnungsgemäß zu führen und aufzubewahren, die nach Art und Umfang seines Geschäftes nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetriebe zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen.

2 Die Bücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist.

3 Betriebsrechnung und Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können auch elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können.

4 Elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind.